Política de privacidad

OBJETIVO

Definir los lineamientos generales para el cumplimento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013 en Colombia, que regula el manejo de bases de datos personales.

ALCANCE

La presente Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de FOOTPRINTS, considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de datos Personales.

DEFINICIÓN

Se expidió en Colombia la Ley 1581 de 2012 para la protección de datos personales. Ésta ley obliga al cumplimiento de normas y prácticas que conlleven al tratamiento adecuado de los datos personales de personas naturales de acuerdo con las disposiciones contenidas en dicha ley y en la Constitución Política de Colombia. La ley es de obligatorio cumplimiento para todos los que de una u otra manera traten y/o sean responsables de bases de datos personales.

INTRODUCCIÓN

FOOTPRINTS es responsable de los datos Personales e información que le suministran sus clientes, prospectos de clientes, funcionarios, proveedores, contratistas, visitantes y demás aliados estratégicos (en adelante, los Titulares).

En la presente Política de Tratamiento se establecen las finalidades, medidas y procedimientos de las Bases de Datos de FOOTPRINTS, así como los mecanismos con que los Titulares cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos suministrados o revocar la autorización que se otorga con la aceptación de la presente Política de Tratamiento.

La aceptación de propuestas, la celebración de contratos, el diligenciamiento de formatos, el servicio del correo servicioalcliente.fp@gmail.com; el ingreso a las instalaciones de FOOTPRINTS y/o la aceptación expresa o inequívoca de la presente Política, implica la aceptación de los Titulares de la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales y su autorización para los usos y otros tratamientos que aquí se describen.

I. GLOSARIO

Para los efectos de la presente Política de Privacidad, se entiende por:

1.1. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. Para los efectos del presente documento se entiende como Base de Datos, aquella que contiene información de los Titulares.

1.2. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

1.3. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

1.4. Dato público: Dato personal que no es semiprivado, privado o sensible. Entre otros, son los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros y documentos públicos.

1.5. Datos personales sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

1.6. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento (FOOTPRINTS).

1.7. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para los efectos de la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales se entiende como responsable del Tratamiento a FOOTPRINTS.

1.8. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

1.9. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Para los efectos del presente documento se entiende como Titulares, a los proveedores, contratistas, colaboradores, clientes, usuarios, visitantes y demás aliados estratégicos de FOOTPRINTS.

1.10. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

1.11. Persona Natural: Persona humana que ejerce derechos y cumple deberes a título personal.

1.12. Tercero: Cualquier persona jurídica o natural diferente a las personas que pertenecen directamente a FOOTPRINTS.

II. PRINCIPIOS APLICABLES

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, FOOTPRINTS, aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales:

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.
2. Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales que realice FOOTPRINTS, o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.
3. Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, la Sociedad garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
7. Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por la Compañía, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que en FOOTPRINTS, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

III. INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS

El responsable del Tratamiento de Datos Personales y otra información de los Titulares es el Sr. Mario Silva González, identificado con cédula de ciudadanía # 91.454.78, Gerente General de FOOTPRINTS, NIT 91454078-3, domicilio y dirección en la CR 17 E 58 42 BRR RICAURTE, Bucaramanga (Santander), Colombia; teléfono: (037) 6415610; correo electrónico: servicioalcliente.fp@gmail.com IV. FINALIDAD Y TRATAMIENTO Tratamiento de los datos: De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, FOOTPRINTS, recolecta los datos personales de los clientes, empleados y proveedores para almacenarlos, usarlos, transmitirlos, transferirlos y en general proceder con su tratamiento para dar cumplimiento a las finalidades que se mencionan en estas políticas. Dentro de dichos tratamientos, FOOTPRINTS, podrá realizar los siguientes:

a. La comunicación con los Titulares para efectos contractuales, informativos o comerciales.

b. Establecer comunicación entre FOOTPRINTS y los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos.

c. Ofrecer o informar al Titular sobre productos y/o servicios de FOOTPRINTS que puedan ser de su interés, así como suministrar información general por medio de correos electrónicos como parte de una novedad, comunicación, noticia o Newsletter.

d. De ser el caso, usar la información para dar trámite a los reclamos, quejas, sugerencias respecto de los servicios ofrecidos por FOOTPRINTS.

e. Efectuar o implementar la adquisición u oferta de productos o servicios por parte de FOOTPRINTS.

f. Invitar y contactar a los Titulares para que participen en conferencias, talleres, y cualquier otro evento desarrollado por FOOTPRINTS. 

g. Auditar, estudiar y analizar la información de las Bases de Datos para diseñar estrategias comerciales y aumentar y/o mejorar los productos y servicios que ofrece FOOTPRINTS.

h. Combinar los Datos Personales con la información que se obtenga de otros aliados o compañías o enviarla a los mismos para implementar estrategias comerciales conjuntas.

i. Suministrar la información y Datos Personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a FOOTPRINTS, aliados comerciales o a otras sociedades o personas que FOOTPRINTS encargue para realizar el procesamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política.

j. Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de FOOTPRINTS o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la ley.

k. Para los casos en que aplique, consultar, almacenar y usar la información financiera obtenida de terceros administradores de Bases de Datos, previa autorización expresa del Titular para dicha consulta.

l. Las demás descritos en la presente política o permitidos en la Ley, así como aquellos necesarios para cumplir las finalidades descritas en este documento.

Finalidad de la Autorización:

El Tratamiento de los datos personales de los Titulares se llevará a cabo por parte de FOOTPRINTS, con las siguientes finalidades:

a. Respecto a Clientes:

• Para verificar la existencia legal del cliente.

• Para cumplir las obligaciones contraídas por FOOTPRINTS con sus Clientes al momento de adquirir nuestros productos.

• Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por FOOTPRINTS.

• Para el fortalecimiento de las relaciones con los clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio.

• Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.

• Facturación.

• Para la elaboración y reporte de medios magnéticos como información exógena ante la DIAN.

• Para el desarrollo de las labores de tesorería o cartera.

b. Respecto a los Empleados:

• Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de FOOTPRINTS, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.

• Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.

• Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.

• Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.

• Planificar actividades empresariales.

• Contactar y enviar invitaciones, saludos, felicitaciones y demás conmemoraciones externas a las laborales propiamente dichas.

c. Respecto a los Proveedores:

• Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones.

• Para desarrollar las actividades propias de la gestión de compras, tales como órdenes de compra, requisiciones, devoluciones, reclamos y pagos a través de los diferentes canales.

d. Respecto a visitantes:

• Para la de seguridad de la empresa, sus funcionarios y visitantes, FOOTPRINTS, cuenta con un sistema de seguridad por cámaras instaladas en puntos específicos mediante el cual todo el personal que permanece, ingresa y sale de las instalaciones es grabado, esta información se elimina automáticamente del disco duro de almacenamiento del sistema, cada 8 días.

e. Contabilidad:

• Para verificar la existencia legal del cliente.

• Para cumplir las obligaciones contraídas por FOOTPRINTS con sus Clientes al momento de adquirir nuestros productos.

• Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por FOOTPRINTS.

• Para el fortalecimiento de las relaciones con los clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio.

• Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.

• Facturación.

• Para la elaboración y reporte de medios magnéticos como información exógena ante la DIAN.

• Para el desarrollo de las labores de tesorería o cartera.

• Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de FOOTPRINTS, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.

• Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.

• Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.

• Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.

• Planificar actividades empresariales.

• Contactar y enviar invitaciones, saludos, felicitaciones y demás conmemoraciones externas a las laborales propiamente dichas.

Autorización:

De conformidad con la Ley, el tratamiento de datos personales por parte de FOOTPRINTS requiere del consentimiento previo, expreso e informado del titular.

FOOTPRINTS ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

Aviso de Privacidad:

Con el fin de mantener informados a los titulares de la información, FOOTPRINTS informará por medio del aviso de privacidad acerca de la existencia de estas políticas de tratamiento de información aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El Aviso de Privacidad y Autorización Expresa para el tratamiento de datos personales se encontrará publicado en la presente Política.

V. DATOS SUMINISTRADOS Y FORMA DE OBTENCIÓN

FOOTPRINTS podrá pedir expresamente a los Titulares o recolectar de su comportamiento los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de las Bases de Datos, los cuales son los siguientes, entre otros.

En relación con las bases de datos de clientes, proveedores y visitantes: Nombres y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, redes sociales, antecedentes comerciales, judiciales, relaciones comerciales y familiares con otras compañías o con entidades públicas, necesidades e intereses, lugar de trabajo, huellas dactilares, fotografía o imágenes del rostro y corporales obtenidas mediante cámaras de seguridad dispuestas al interior de la empresa, firma, necesidades e intereses, fechas y horas de acceso a las instalaciones de FOOTPRINTS, cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas.

Datos recopilados para la base de datos de funcionarios de la red de FOOTPRINTS: Nombres y apellidos, número de identificación, Fecha de nacimiento y edad, dirección de correspondencia, barrio y teléfono de contacto, correo electrónico, redes sociales, huellas dactilares, fotografía o imágenes del rostro y corporales obtenidas mediante cámaras de seguridad dispuestas al interior de la empresa, firma, necesidades e intereses, resultados de exámenes de admisión y retiro de la empresa o compañía para la cual trabaja, cargo que desempeña en la empresa o compañía para la cual trabaja; información contable, financiera y crediticia, empresa promotora de salud, pensiones y cesantías, cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas.

Los datos podrán ser suministrados explícitamente a FOOTPRINTS mediante formatos de ingreso o vinculación, recolectados personalmente a través de sus empleados, prestadores de servicios o representantes, obtenidos mediante cámaras de seguridad de la empresa y/o consulta a terceros que administren Bases de Datos, o recolectados implícitamente de las operaciones de análisis de grupos objetivo, adquisición de los productos o servicios que son ofrecidos por y/o para FOOTPRINTS, o de los comportamientos de los Titulares como reclamaciones, solicitudes de información, encuestas, propuestas, ofertas, visita de las instalaciones de FOOTPRINTS o visita técnico-comercial de los funcionarios fuera de la empresa, participación en proyectos, programas, campañas, talleres, ferias, ruedas de negocios y demás eventos públicos y privados donde además pudieren recibir información en brochures, tarjetas de presentación, medios magnéticos y demás medios publicitarios.

FOOTPRINTS sólo recopilará y/o tratará datos considerados como Datos Sensibles en los casos permitidos por la ley. Para estos casos, los Titulares que no están obligados a suministrar datos referidos o a autorizar su tratamiento, una vez suministrados dichos datos y otorgado el correspondiente consentimiento, los datos serán recopilados y tratados únicamente para las finalidades descritas en la presente Política de Privacidad.

En relación con las bases de datos de aspirantes a ocupar cargos de la compañía: Nombres y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, antecedentes comerciales, judiciales, relaciones comerciales y familiares con otras compañías o con entidades públicas, necesidades e intereses, lugar de trabajo, huellas dactilares, fotografía o imágenes del rostro y corporales obtenidas mediante cámaras de seguridad dispuestas al interior de la empresa, firma, necesidades e intereses, fechas y horas de acceso a las instalaciones de FOOTPRINTS, cualquier otro dato que fuere necesario para participar en el proceso de selección y evaluación del aspirante a un cargo en la empresa.

DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se encuentra prohibido, excepto cuando se trate de datos que sean de carácter público y cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

• Desarrollar actividades de Recursos Humanos dentro de FOOTPRINTS, tales como afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, así como dar conocer los beneficios que dichas entidades ofrecen a los familiares de los afiliados. 
• Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros. 
• Contactar y enviar invitaciones a eventos, saludos de felicitaciones y demás actividades externas a las laborales propiamente dichas de la compañía. 
• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor del derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

VI. AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN

Mediante el suministro voluntario de alguno de los Datos Personales en la forma señalada en la presente Política y/o la autorización expresa verbal o por escrito, el Titular autoriza expresa o inequívocamente a FOOTPRINTS para recolectar sus Datos Personales y cualquier otra información que llegare a suministrar, así como para realizar el Tratamiento sobre sus Datos Personales, de conformidad con esta Política de Privacidad y las normas legales aplicables.

VII. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El Titular autoriza de manera expresa a FOOTPRINTS para que almacene los Datos Personales de la forma que considere más segura y oportuna para la debida protección de los datos de los Titulares.

En el caso específico de los datos obtenidos de las hojas de vida, resultados médicos, resultados de pruebas de admisión e información adicional recolectada durante los procesos de selección de vacantes para la empresa, se dispondrá de un tiempo máximo de 30 días para la retención de dicha información si no se concreta la vinculación del postulante a la empresa. 

Las fotografías o imágenes del rostro y corporales obtenidas mediante cámaras de seguridad dispuestas al interior de la empresa tienen un tiempo programado de almacenamiento de 8 días.

VIII. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN

Las medidas de seguridad con las que cuenta FOOTPRINTS buscan proteger los datos de los Titulares con el fin de impedir su pérdida, adulteración, usos y accesos no autorizados. Para ello, FOOTPRINTS de forma diligente implementa las medidas humanas, técnicas y administrativas que razonablemente están a su alcance. El Titular acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos.

IX. DERECHOS DE LOS TITULARES

FOOTPRINTS informa a los Titulares que, conforme a la legislación vigente, estos tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En particular, son derechos de los titulares según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los siguientes.

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Previa reclamación o consulta, presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la normatividad legal aplicable.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y FOOTPRINTS, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

X. CONTACTO

Cualquier duda o información adicional será recibida y tramitada mediante su envío a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad. Como titular de la información recolectada, usted en cualquier momento podrá presentar sus solicitudes al correo electrónico: servicioalcliente.fp@gmail.com , y/o elevarlas verbalmente por medio de la línea telefónica (+57) 6415610, de lunes a viernes en el horario de 10:00 AM a 06:00 PM, el mismo que tendrá contestación dentro de los términos legales que rigen en materia de derecho de petición, según lo establece la ley 1755 del año 2015.

XI. PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

FOOTPRINTS, aplicará las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual a las bases de datos con datos personales de clientes, proveedores, visitantes, empleados y familiares o contactos directos de sus empleados, durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades mencionadas en estas políticas, y mientras sea necesario para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales. XII. LEGISLACIÓN VIGENTE La legislación nacional vigente en materia de protección de Datos Personales está contenida en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1266 de 2008 y las normas que las modifiquen o complementen.